Como a liderança pode contribuir para diminuir o estresse e aumentar o impacto positivo na comunicação
Depois de ultrapassar o marco de doze meses ininterruptos de pandemia, já estamos coletando alguns frutos deste novo sistema social denominado “novo normal”. Para além das dramáticas questões sanitárias, que ainda estão sub judice popular, gostaria de me ater à observação de alguns desafios deste novo arranjo no formato de trabalho.
Quando pesquisamos notícias sobre a COVID-19, entre os números de leitos de UTI, mortes por milhão e número de vacinados, encontramos outro tema recorrente: a saúde mental dos colaboradores. Vários estudos realizados neste período estão alertando para o estresse causado pelo uso contínuo dos recursos digitais. Enquanto isso, muitas companhias estão estendendo o home office como um benefício para seus colaboradores.
Entre a evidente oportunidade de redução de custo corporativo e o ganho de tempo pelo não deslocamento nas grandes metrópoles, muitos colaboradores alegam também que o trabalho remoto favoreceu a convivência familiar e ajudou na descoberta de atividades de interesse pessoal que estavam sendo relegadas pela alta carga de trabalho.
Independente do lado que você estiver nesta história, acredito que todos podemos constatar que a nova rotina de trabalho acentuou um problema típico de nossa cultura nacional: a falta de ordenamento na utilização do tempo devido para o trabalho.
Me lembro do período pré-pandemia em que Christian Barbosa destacava o “amor pelas reuniões” como um dos onze hábitos de uma pessoa improdutiva. Ou então Normann Kestenbaum, que reclamava da falta de clareza e concisão nas apresentações corporativas. Quem não se lembra também do clássico: Executivos – Sucesso e Infelicidade de Betânia Tanure que colocava o tempo como principal estressor para os executivos brasileiros? Nosso povo é reconhecido como aquele ser alegre, criativo, relacional e flexível que sabe atuar em um ambiente incerto e burocrático. Mas temos o lado “sombra” de não sermos tão orientados a preparação prévia e o planejamento. Sempre que falo de ordem nas salas de aula, alguém arrepia: “O meu caso é diferente, aqui não tem jeito de ser padronizado”.
Em minha opinião, a ausência das barreiras físicas e as incertezas econômicas atuais estão pressionando os colaboradores a tentar compensar o “tempo achado”. Estamos fazendo mais reuniões, muitas vezes sem intervalo, porque agora “ganhamos tempo” ao trabalhar em casa. Esta desorganização da rotina, que pode ser incrementada por filhos e cônjuges dividindo um mesmo espaço restrito, gera um estresse acumulado e perigoso!
Tempo: Amigo ou inimigo?
Tive a honra de conhecer um dos principais executivos do setor de varejo supermercadista brasileiro. Há muitos anos, ele justificativa sua escolha de buscar qualidade de vida no trabalho alertando: “para uma pessoa desorganizada não basta adicionar horas ao seu dia. O problema não está na quantidade de tempo disponível, mas em como escolhemos utilizá-lo!”.
O estudo da Oliver Wyman deste mês destacou o estresse financeiro e o estresse no trabalho como os principais motivos para a busca de ajuda para tratar ansiedade ou depressão. Os especialistas da companhia afirmam que a dificuldade de equilibrar vida pessoal e profissional no home office, com demandas exageradas e reuniões intermináveis, desencadeia sintomas emocionais e insatisfações graves. Para entregar mais, nem sempre precisamos fazer mais. Se duas pessoas têm uma pilha de documentos para avaliar e dar uma resolução e, ao final do dia, a primeira deixou uma quantidade menor, isso não significa que ela foi mais eficaz que a outra. Ela pode ter gastado todo seu tempo nos casos menos urgentes e importantes, postergando para o dia seguinte coisas que já deveria ter resolvido.
A quantidade de reuniões que realizamos não deve ser um indicador de produtividade. Precisamos saber aproveitar cada encontro virtual como uma oportunidade para entregar uma mensagem clara e concisa, que mobiliza as pessoas a ação. Das várias interações no Zoom, Teams e Google Meet, em que você precisava mobilizar as pessoas a fazer algo diferente do que estavam fazendo, quantas vezes você foi realmente bem-sucedido? Se você fosse mais convincente, objetivo e impactante, será que precisaria de todas estas reuniões virtuais?
Dicas para uma comunicação clara e objetiva
Para combater os desafios deste novo arranjo no formato de trabalho com infindáveis reuniões e muito estresse, desenvolvi um modelo de apresentação persuasiva de eficácia comprovada. Sempre que você estiver sob o controle e for convocar uma reunião, leve em consideração:
- Disponibilidade de tempo: Quando olho para minha agenda tenho mais de 70% do meu dia preenchido? Se sim, considere não marcar mais nada. Com os possíveis atrasos e imprevistos, com certeza o tempo não será suficiente!
- Público-alvo: Se você tem tempo disponível, invista algum tempo pensando em seu público: qual o conhecimento prévio que eles têm sobre o tema que você vai tratar? Quais os perfis de carreira, cargos e/ou estilo? Quais desafios importantes eles estão enfrentando neste momento? Quais expectativas eles têm sobre esta temática? Como está o nível emocional deles neste momento de pandemia? Com estas respostas, você terá critérios para definir: nível de detalhamento da sua comunicação, os “pontos principais” da sua fala e o tipo de linguagem que mais se encaixa com aquela audiência.
- Mensagem: A comunicação humana é o campo da percepção. Nem sempre aquilo que falamos é compreendido pelo outro da forma que gostaríamos. Para aumentar o seu nível de eficácia, pense sempre em “o que eles precisam ouvir” e não “o que eu devo falar”. Inverta a ordem de estruturação da sua mensagem partindo de uma visão empática do que aquele grupo realmente necessita. Além disso, se você quiser convencer as pessoas, é preciso saber responder a esta questão: “Quando eu terminar a minha fala, as pessoas irão…”. Pense em coisas realistas e práticas: acessar o meu relatório, curtir o meu vídeo, acessar uma determinada página, etc.
- Orador: As webmeetings elevam os desafios de manutenção da atenção das pessoas. Como temos uma diminuição dos sinais não verbais (normalmente vemos apenas o rosto das pessoas) e paraverbais (o som nem sempre nos permite perceber as nuances de entonação e ritmo vocal), precisamos apostar em uma mensagem concisa! Leve muito a sério o tempo que tem! Não gaste um segundo a mais… Se for utilizar recursos como power point ou prezi, opte por imagens e poucas palavras. Use estes recursos apenas para reforçar conceitos e ideias e não para ficar lendo frases longas e desinteressantes. Sempre que possível, peça para que as pessoas mantenham sua câmera ligada, assim você poderá ver a reação delas enquanto fala. Se perceber que as pessoas estão distraídas, faça pequenas pausas na fala ou direcione um comentário a uma pessoa específica.
- Descanso: Não será possível transmitir uma mensagem que engaja e mobiliza as pessoas se você estiver cansado, desanimado ou descrente com aquilo que está fazendo. Propicie momentos de pausa entre uma reunião e outra. Fuja das telas para descansar a vista e hidrate-se bem para manter sua energia lá em cima. A nossa predisposição interna afeta nossa fala. As pessoas entusiasmadas tendem a engajar mais as pessoas do que outras que não se sentem fisicamente bem.
Ainda não sabemos quanto tempo mais a pandemia irá durar. O “novo normal” já está aí e nos desafia a adequar a forma como trabalhamos em home office. Se você se preocupa com a sua saúde mental, você deve cuidar da forma como realiza as suas reuniões corporativas. Use o tempo disponível para ser mais eficaz e impactante, por meio de uma melhor coordenação das suas atividades e da forma como você prepara e entrega sua comunicação. Menos atividades e mais impacto; este deve ser o fio condutor para a tríplice pandemia, saúde mental e reuniões corporativas.
Em um contexto social em que as informações estão cada dia mais disponíveis em múltiplos canais, online e em tempo real é comum observar superficialidade, desconhecimento e desalinhamento nas organizações.
No Programa O Líder e a Comunicação executivos serão provocados a refletir, exercitar e compreender o alcance da Comunicação no exercício da liderança. Trata-se de uma habilidade essencial para qualquer executivo, seja para a construção de um ambiente de trabalho melhor, para a implementação da estratégia, no momento de um feedback ou até mesmo na venda de um novo projeto.
